[Vol.408] はがきとメールの活用の共通点について
昨夜、コミュニケーションを取るためのひとつの方法として「はがき」の活用についての勉強会に参加してきました。
松元は基本的にメールを使って、コミュニケーションを取っていますし、ご挨拶やお礼はメールを使っています。
これまではがきを貰ったことはあっても、出したことはありません。
ただ、昨夜の勉強会、いの一番に聞かされたのは・・・
これまでお礼のはがきをもらったことがあるかという質問に対して、業種や職種によって違いはあるものの
3%〜8%程度の人しかもらったことがないとのこと。
つまり9割以上の人が、お礼のはがきを貰っていないということであり、逆に考えたらはがきを活用すれば実践している数%の仲間入りがすぐにできてしまう!ということになります。
そこで、はがきを出さないという理由ですが、
・めんどくさい
・字に自信がない
・はがきに何を書けばいいかわからない
・どんな時に書けばいいか分からない
などが多いようです。
あなたもこの中にある理由に思い当たる節はないでしょうか。
松元は字下手と認識していますので、ここがネックだということもありますが、比較的男性には字下手が多いので本来は気にしなくてもいいような理由だそうです。
問題は「丁寧に感謝の気持ちを込めて書いているか?」ということであって、もらった方は字の上手下手よりも感謝のはがきが届いたということが嬉しい。
ということを、出す方が認識しておけばいいということです。
そしてもう一つの大きな理由は「めんどくさい」でしょう。
結局はがきを用意して、はがきの裏に字を書く行為がめんどうであり、時間がかかるということがネックになっているのではないかということです。
でも、時間を短縮する方法もいくらでもありますし、何を書くかもあらかじめ決めておくことで悩まなくて済む。
松元が使っているメールの場合でも、毎回考えていては時間もかかりますし文章を書くのにも時間がかかります。
ですからは、毎回一から考えなくて済むようにそのめんどくささをあらかじめ取り除いています。
その結果、テキストデータとして文章を用意しておいて必要なところだけを書き換えることで、時間短縮と余計な文章を考えなくていいようにしています。
つまりお礼の文章をテンプレート化しておけばスピーディーな対応すら可能になるんですね。
その準備の方法はいろいろとありますが、その方法を知りたいなら・・・
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