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[Vol.407] メールの返信が冷たいと感じたことはないですか?

びん付け油の甘い香りが漂い始めるとここ福岡では冬も近いなと感じ始めます。
大相撲九州場所は11月9日に初日を迎えなんといってもあの逸ノ城関が新関脇として暴れまわる期待で盛り上がりそうです。

 

さて、あなたは普段のお仕事でメールを使う機会も多いのではないでしょうか。

 

社内の会議や打ち合わせの連絡

外部取引先との商談
顧客からの問合せやアポイントの連絡
展示会やイベントの案内

 

とにかく毎日変化していく仕事に合わせてその場その場で対応を求められるメールも大切な仕事のひとつでしょう。

 

ただ、メールは文字でしか伝えられません。

 

目の前に相手がいたら、顔の表情や声の抑揚、身体を使いながら伝えることができますが、メールではそれは無理です。
しっかりと文字を使って相手に自分の意思を伝える必要があります。

 

ですから社内のメールももちろんですが、顧客や取引先などの外部の人とメールのやり取りをするときには十分に気を遣う必要があります。

 

例えばですが、
あなたが顧客とメールのやり取りをする際にどんな点に気を付けていますか?

 

丁寧な言葉使いでしょうか?

 伝えたいことwたくさん書くことでしょうか?
 逆に余計なことを書かないようにすることでしょうか?

 

一般的には相手も仕事をしていると思いますのでできるだけ要件を簡潔にしかも混乱の無いように書くことはとても大事です。

 

とは言ってもそれだけだと、冷たい感じがする、用件だけで済まそうとしている、自分勝手なメール、そんな印象を与えてしまってはかえってマイナスになります。

 

要件を伝えつつも、相手としっかりコミュニケーションが取れるような書き方をすることもとても大事です。

 

「周りの人がそこまで気を遣っていないし、社内でもコミュニケーションツールと考えてメールを使っている人は少ない」

 

ということで、周りに流されていることもあるかもしれませんが、それって決していいことではありません。

 

 

特に、あなたが受け取るメールが、冷たさを感じているとしたら、それは相手が悪いのではなくあなたの送るメールが冷たいのかもしれません。メールは文字でしか伝えられませんが、その中にどんな思いを込めるかで相手から貰う文章も変わってきます。
つまり、相手から届くメールの文章はあなたが書いているメールの鏡になっているということです。

 

貰って暖かくイメージの良いメールならコミュニケーションもよく取れますし、その結果顧客との関係の品質も上がります。
ビジネスメールの教育をきちんと受けている人は少数派です。

 

だったらその少数派となって、周りの人と差を付けてみませんか?

 

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