☆あなたはメールのやり取りでしてませんか?☆

【メールの見直しと添削行います!】

はじめての方は初回無料です!

 

 まず以下のメールをお読みください。

【件名】●●様:お問い合わせいただきましたツアーの残席について

【本文】
●● ●●様

この度は株式会社◆◇◆にお問合せいただきまして
誠にありがとうございます。当コース担当の●●と申します。
よろしくお願いいたします。

 

お問い合わせの出発日は、混雑期に該当します。
残席数が絶えず変わっており、空席があってもすぐ満席になったり、
突然空席が出てきたりします。

 

2名様のお席をお探ししまして、仮押さえできましたら料金や
フライトスケジュールなど詳細を、ご連絡いたします。
参加者様のお名前(パスポート名)と性別を、
お知らせいただけますでしょうか。

 

もちろんご参加いただけない場合でも、正式予約までは
キャンセル料等は一切かかりませんのでご安心ください。
仮押さえ期間中に参加の可否を、ご検討いただければと思います。

 

それではご連絡をお待ちしております。
どうぞよろしくお願いいたします。

【署名省略】

このメールは実際にとある旅行代理店の方から「メールの文章をみてほしいんですが・・・」と言われて拝見させていただいたメールでした。(掲載にはきちんと許可を得ております)

 

さて、あなたはこのメール文を読んでどのように感じられましたか?

私が最初にいただいたときの印象は、「淡々と答えている」「一方的」「自分のところをぜひ使ってほしいという気持ちが見えない」「お役所みたいで事務的」でした。

 

私は、これでも一応メルマガを10年ほどやってきていますし、ネットコンサルにおいてはメールを使ったコンサルティングもかなりの数こなしてきていますので、メールでのやりとりがどうあるべきは十分に理解しているという自負があります。

 

また、ただそれだけですとあくまでも独学の域を超えませんので、そこにちゃんとしたビジネスメールの教育を受け、実際に認定講師としての資格を取得し講座も時折開催しております。

(一般社団法人日本ビジネスメール協会の認定講師です)。

 

単にメールが上手に書けるということではなく、

1540_32 なぜそのメール文にするのか?

1540_32 なぜその書き方ではいけないのか?

1540_32 なぜ独りよがりの文章ではいけないのか?

1540_32 なぜ業種業態によって出すふさわしいメールの出し方があるのか?

 

こうしたことを考えると、メールが相手とのコミュニケーションを無視した書き方になっていると、すぐに相手は逃げ出してしまいます。しかもメールですから、相手は返信をしなければ、あなたとのやりとりや関係をその場で簡単にしかもすぐに切ることができます。

 

ですから、そうならないようにするためにどうすべきか?は、先ほどのような項目をちゃんと押さえた上でメールのやりとりをしていけば通常のビジネスとして「損」をしてしまうことは大幅に減少させることが可能です。

 

 

例えば私が今の事務所を借りるときネットで検索して問合せをした時の話  

問合せをするとほどなく数社からの回答がありましたの、その中の1社に決めようと思っていたのですが、その決定要因は何だと思われます?

 

この時の決定要因は、

1.レスポンスの良さ

  最初の問い合わせ有難うメールから、質問対する回答まで比較的早く戻ってきました。

2.メール内での詳細説明

メールの中で書類でも読めば分かることを、くどくど説明されるのは困りものですが、そこに書かれていないことや、敷金礼金が分割できるといったこちらのことを考えてくれた提案がメールで伝えてくれていました。

他ではこうした提案がありませんでした。

3.メールでのコミュニケーション

ある程度ひな形が用意されているのは、相手の不動産業者さんも小売り的に仕事を進めていく上ではとても大事なことですので、そこに問題はないのですが、ただ、それだけではなくて、しっかりと担当している方の声をメールの文章に載せて届けてくれていたことに好感が持てました。

 

 いかがでしょうか。

メールの書き方がいいか悪いかというのは、基本的な書き方さえできていればさほど問題にはなりません。

その代わり、相手のことをどんなふうに気遣っているかが見えないようなメールだと、どうしても事務的で冷たい印象を与えてしまいます。

 

その結果、ほんのささいなことなんですが、選ぶ側としてはそうした気遣いのある不動産屋さんを選ぶことは自然な話ではないでしょうか。

 

ここで、ちょっとテクニカルな話を差し込むとしたら人の行動心理を少しでも知っておくと役に立ちます。メールでのやりとりも基本的にはコミュニケーションを取るために必要な手段だからです。

 

 

では最初のメールの文章を、こうしたコミュニケーションを意識した書き方にするとどうなるか?私が実際に添削したメール文を紹介します。

 

【件名】●●様:お問い合わせいただきましたツアーの残席について

【本文】
●● ●●様

株式会社◆◇◆ツアー担当の●●です。

●月●日はご旅行のお問合せいただきまして
誠にありがとうございました。

 

また、詳細についてのご連絡が遅くなりまして
申し訳ございませんでした。

 

この度お問い合わせいただきましたコースですが
ご希望の出発日は、本日現在空席はあるものの
残りが2席となっております。

 

このままですと、満席になってしまって、
せっかくご検討の上お問合せをいただいたコースの
お申し込みができなくなる恐れがございます。

 

そこで、●●様も楽しみにされているご旅行ですので、
取り急ぎ仮押さえだけでもしておかれませんか。
仮押さえをした上で、ご検討されてもよろしいかと存じます。

 

仮押さえのための料金が心配なようでしたら、
仮押さえにはキャンセル料などは一切かかりません。
安心してご検討いただけます。

 

もし、取り急ぎ仮押さえだけでもしておこうかな、
とお考えでしたら、ご参加者様のお名前(パスポート名)と
性別が必要となりますので、●日以内にこのメールへ
返信をくだされば、●●の方で手続きをさせていただきます。

 

それではご検討の上、
●●様からのご連絡をお待ちしております。

 

引き続きよろしくお願いいたします。

【署名省略】

 さて、メール文の添削結果はいかがだったでしょうか?

このメールの文章の添削のポイントは、「コミュニケーションを重視する」「相手の気持ちになって回答する」「提案を分かりやすく行う」だけです。

 

でも、この段階で完成したとは言えませんし、現実問題として100点満点の文章などこのように存在していません。それは何故かと申しますと、文章の良さや読みやすさなどは書いた人が決めるのではなくて、受け取った相手が決めることだからです。

 

受け取った日や時間、感情によって、同じ文章でも読み方は大きく変わります。だから、70点から80点の文章を目指しつつ、どんな人に届けてもきちんと伝わるメールの文章にしていくことがコツです。

 

継続することにより、このメール文も顧客との大切なコミュニケーションのひとつとして、より洗練されたメール文として変貌を遂げていくはずです。

 

 

こんな業種の方にはきっとお役に立ちます   

 旅行代理店、不動産営業、コンサルタント、通信販売業、個人事業主、ネットショップ・ネット通販、飲食店、高級レストラン、会員制のサークル・クラブ、メールで回答するコールセンターやサポートセンター、などなど・・・・・・・

場合によっては学生や中途の方の就職活動にもメールを使って履歴書などを送付する場合もありますね。

 

とにかく、自分が書ているメールに自信がある方もない方も、第三者の目、別なフィルタを通すことによって、出す相手がどう思うか、どう思われるかを知るためには、こうした機会を利用してみてはいかがでしょうか。

  

keybord

 

 

申し訳ありませんが最初から費用の話はできません!

まずはお問合せをいただいて無料で事前のヒアリングをさせていただきます。  

 

ヒアリングが必要です

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初回無料のヒアリングをさせて頂いた上で、どのようなコンサルになるか、

改めてご提案とお見積もりをさせていただきます。メールだけでは、細かいところまで

掴めませんので、初回ヒアリングは直接お話しをさせていただくようにしています。

 

お近く(福岡近郊)の方は直接お会いしてお話をお聞かせいただいても結構ですし、遠方の方は通料無料のSkypeが使える環境があるようでしたらそちらでも結構です。

いずれも難しい場合にはお電話でもお受けいたしますが、通話料はご負担ください。

 

メール見直し・添削コンサルティングに関するお問い合わせは以下のボタンからお申し込みください。

初回無料ヒアリングの日時を第3希望まで入力していただきまして送信して下さい。 

折り返しご連絡させていただきます。

 

無料ヒアリング

遠慮はいりませんので気軽にお申し込みください

 

 

 

それでも費用のことが気になる場合ですが、費用の目安としては(あくまでも目安とお考えください)、

初回ヒアリングは当然無料(ただしおひとり様1回限り)。時間は30分程度。予め何通かのメール文をお見せいただいてヒアリングを行います。

2回目以降のヒアリング(1回当たり60分程度)+メール添削3通(または3種類)程度+1カ月のサポート付で8000円~です。メール添削が、4通以上または4種類以上ある方はヒアリングの際にお申し出いただければ、費用も含めてご相談させていただきます。

 

もし、これまでメールのやり取りをしていながら、いつも成約までたどり着けずに失注していたとしたら、ひょっとしたら、ただ、あなたのメールが相手の心に響いていないだけかもしれません。だからと言って、難しいコピーライティングのチカラとか、高度な文章力などが必要になるわけでもありません。

 

メールを使いながら、それでも相手が目の前にいるようにイメージを持って文章を書いていくこと。

 これさできればあなたのメールコミュニケーションは間違いなく上達するはずです。

 

ただし、自分が自信をもって書いた文章であっても、ほかの人から見たら全くダメ文章になっているかもしれません。

それは実際に判断するのはあなたではなく、読み手である相手の方が理解できるかどうかにかかってきますので、そのためには第三者の目で添削すると同時に、今後見直していくことができれば、そのスキルは一生使えるスキルになりますので、そう考えた時に先ほどの料金目安が高いのか安いのかをご判断いただけたらと思います。

 

いずれにしてもまずはお問合せの上、初回無料のヒアリングだけでも申し込んでみませんか?

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その上で調整させていただきますので、あなたからのご連絡をお待ちしています!

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